Comment organiser son bureau
“Isabelle qui es-tu ?”
Je suis la fondatrice de Maison Cocon. En métier, je suis ce qu'on appelle une home et office organiser. Donc en gros, je transforme les logements en cocons organisés. Voilà, si je devais résumer, ce serait comme ça. Et j'exerce principalement dans le sud, entre Montpellier et Nîmes, mais aussi à distance.
- C'est un beau programme : Transformer sa maison en cocon organisé.
Est ce que tu peux nous en dire un petit peu plus sur comment tu procèdes? Est-ce qu'il y a des étapes à suivre, particulièrement au niveau des bureaux ? Parce que toi, comme moi, à l'heure où nous enregistrons ce podcast, nous sommes installés à nos bureaux respectifs et ce n'est pas toujours évident d'avoir un bureau organisé. Et surtout, comment on arrive à concilier l'organisation d'un point de vue complètement pratico-pratique. Et puis la déco pour que tant qu'à faire, ce soit joli et qu'on prenne plaisir à s'installer chaque jour pour travailler.
Vaste question. Déjà, sur ma philosophie, quand je parle de cocon organisé, il y a trois grands mots qui me guident dans mon approche. La résilience, c'est de pouvoir supporter les imprévus, les changements, tout ce qui est le côté ressources, de pouvoir y trouver sérénité, mais aussi joie, repos et grand kiff. Et également le côté tremplin qui est de faire en sorte que notre logement, notre maison et aussi du coup notre bureau, soit le terreau de nos projets et de nos envies. Donc ça, c'est pour la partie, je dirai philosophie.
Et après ? D'un point de vue plus pratico-pratique, mon process de travail est basé sur la permaculture et également sur l'agilité, les méthodes agiles. Et il y a quatre grandes étapes, particulièrement sur le bureau qui est comme pour tout, c'est de bien identifier ses besoins.
Ce n'est pas la même chose si on est solo-entrepreneur dans sa maison que si on est dans une boutique, avec un projet artistique, etc. Et si on travaille à plusieurs ou pas, si on doit accueillir des clients ou pas. Mais donc déjà de bien identifier ses besoins. Ça fait aussi partie de mon travail, d'aller un peu titiller un peu plus en profondeur que juste "Bon bah moi, un bureau, un ordi, de quoi classer mes documents et basta". Il faut aller un peu plus loin et aussi bien interroger. Il y a toute la partie observation du contexte et c'est la même chose quand on a le bureau qui jouxte la pièce de vie et qu'on a des enfants avec des horaires, etc, si on a une pièce complètement isolée et si c'est petit, si c'est grand en fonction de notre métier, si on a besoin de rester des heures sur le bureau ou en fait c'est juste un petit peu et on est en mode nomade.
Après, il y a l'emplacement. C'est comme l'immobilier, l'emplacement, l'emplacement, l'emplacement. Évidemment, selon notre contexte, tout n'est pas possible. C'est comme pour la décoration, il y a les envies des gens. Et puis ce qui est possible, que ce soit en termes de place, en termes de budget, parce qu'un bureau, ça peut très bien être juste une planche, la table de cuisine comme ça peut être les bureaux assis-debout. Voilà, il peut y avoir de tout. Tout ce qui est ergonomie, aussi bien le siège, la taille du bureau. Si on a deux écrans, on a besoin d'une plus grande profondeur, etc. Et également l'emplacement, c'est aussi la luminosité. C’est tout ça aussi qu'on prend en compte.
Et après, une fois qu’on est assis à son bureau, c'est le nombre de gestes. Ça, c'est un des critères, des petits tips à avoir quand on parle d'organisation bureau pratico-pratique, c'est le nombre de gestes dans ce qu'on utilise fréquemment. C'est bien de s'interroger sur ce dont on a besoin et c'est d'avoir un ou deux gestes maximum. Si par contre, tout ce qui est archive, tout ce qui est classement, des choses qu'on ne touche qu'une fois par mois et encore plus pour ce qu'on touche tous les six mois, là ça peut être plus en hauteur, ça peut être plus en profondeur et on peut avoir dans des classeurs, etc. Mais si effectivement il y a des papiers dont vous avez besoin assez régulièrement, évidemment c'est pas là qu'on va les mettre dans une pochette plastique, dans un classeur au fond d'un tiroir tout en bas. Je caricature, mais c'est un petit peu compliqué. De même, s'il faut soulever trois ou trois objets pour accéder à telle ou telle chose.
Il y a aussi la partie désencombrement. Il faut faire le point sur ce dont on a besoin au quotidien, que ce soit tel ou tel papier, tel support. Il y a des choses qui paraissent logiques et d'autres choses où on n'y pense pas, puis on prend des habitudes, des bonnes et des mauvaises. Donc oui, je vois régulièrement des clients qui même pour quelque chose du quotidien vont soulever 3 trucs avant de l'avoir. Et ça va l'énerver, mais on va le laisser là parce que je ne sais pas, pour x raisons d'habitude, d'éducation, ou que ça, on a commencé une activité comme ça, donc, ça a été dans ce sens-là. Ben ça reste là. Non, on peut changer. On peut être créatif à ce niveau-là.
Et après, en quatrième, il y a tout ce qui est les outils. Les outils, ça peut être l'agenda, ce sont les papiers, évidemment, c'est la partie classement, très important, du papier physique, mais c'est aussi tout ce qui est ordinateur et smartphone. Et là, on rentre dans une mise en abyme. Il faut aussi que ce soit organisé parce qu'il faut que ce soit efficace, productif, sans partir dans un truc compliqué comme organiser pendant 100 ans un espace notion. Je parle de Notion parce que c'est la nouvelle mode en ce moment et c'est hyper pratique, mais c'est hyper prenant aussi comme tout outil, ça prend du temps, ça se maîtrise, etc. Et ne serait-ce que nos ordinateurs, l'accès à nos documents, qu'ils soient bien étiquetés avec des bons noms. Mais il y a aussi l'organisation de ces outils qui sont aussi importants que l'organisation physique du bureau. Ça, voilà, ce sont les quatre étapes sur l'organisation, les points à faire attention quand on organise son espace bureau.
- En fait, le but, c'est d'être libéré au niveau de son esprit pour être beaucoup plus productif et efficace au quotidien finalement ?
Exactement. Et je dirais qu'il y a toujours un côté un peu social, surtout quand on est sur un espace de travail qui peut être vu par d'autres personnes. Pas pour tout le monde, mais pour certains, je le vois, d'épater un peu la galerie. C'est montrer qu'on est occupé. On est sur 30 dossiers et de montrer qu'on est érudit ou autre. Et il y a une grande bibliothèque, des livres que des fois, on n'a jamais ouverts, etc. En fait, c'est de revenir à soi, à son vrai besoin et avoir l'espace aussi bien du côté pure productivité, on va dire, mais également créatif et de se sentir bien.
- Effectivement, dans tout ce que tu as dit, je note qu'il y a beaucoup de corrélation entre le côté organisation et le côté déco purement "image", on va dire enfin l'aspect visuel des choses puisque partir du besoin, prendre le temps de se poser ne serait-ce que dix minutes quinze minutes et de se dire de quoi j'ai besoin réellement. Ça, c'est vrai que ce sont des notions qui sont complètement similaires et qui sont la base finalement de tout, de toute réorganisation, de tout nouvel aménagement, parce que on part toujours de ses besoins pour ensuite pouvoir faire quelque chose de pratique ou joli, ou les deux c'est encore mieux.
Les deux, c'est mieux. Et en plus, il y a aussi ce côté où, et c'est une des citations que je mets souvent sur mes sites internet, etc, je la traduis là, je ne la dis pas telle quelle, mais on met beaucoup d'ardeur, de temps, d'énergie parfois à se complexifier des choses et on doit mettre autant d'énergie et d'ardeur, etc à se les simplifier. Parce que la simplicité, qui est un des maîtres mots souvent quand on est home ou office organiser, ce n'est pas si évident. Surtout dans ce monde un peu complexe où on voit à la fois plein d'injonctions sociétales, plein aussi sur le visuel, sur ce que l'on doit donner comme image, sur le côté productif. C'est là où je reviens effectivement sur les outils de production. On peut y passer un temps fou pour accoucher d'une souris. Voilà, ça, c'est en fin de compte et j'ai passé 10 h là-dessus et je n'ai juste pas fait grand-chose en fait. Mais j'ai pas été au cœur de mon métier, je n'ai pas été dans ma zone de génie, j'ai pas été là sur ce qui va vraiment avoir un impact sur mon entreprise. C'est la même chose sur l'organisation de son bureau. Faire simple et ce n'est pas évident de faire simple. Et pour la déco, je pense que c'est pareil. Je pensais aussi moi mon credo entre les envies de ce qu'on voit sur Pinterest, les magazines et ça peut être tout choubidou, ça peut être super tendance, etc, mais est-ce que ça correspond à notre vrai besoin? Est-ce que c'est faisable chez nous ? Est-ce que ce sera vraiment utile la façon dont c'est amené par rapport à notre besoin ? Là, il y a toujours un grand écart en fait.
- Oui, tout à fait. Entre les photos qu'on peut voir dans les magazines qui représentent rarement la réalité, puis le quotidien de chez nous, surtout quand on a des enfants. Il faut arriver à trouver un peu être un juste milieu entre laisser tout tel quel parce que soit on a la flemme, soit on a pas les connaissances ou on ne sait pas comment faire, et puis la photo du magazine qui est complètement épurée.
Oui, oui. Souvent sur mon compte Instagram, des fois, je mets ces photos où il y a des bugs comme on dit. Ouais ok, c'est joli, mais là si tu mets un ordi et que tu mets ton micro ou que tu mets ta ring light, il y a 150 fils etc, ça ne ressemble plus à rien en fait. Souvent, quand on a les bureaux au milieu des pièces ou quand on met les bureaux face à des grandes baies vitrées, pour les yeux, je ne raconte même pas. Enfin voilà, il y a toutes ces choses-là qui sont jolies pour un papier, mais ce n'est pas toujours adaptable dans dans la vie quotidienne et ce n'est toujours pas souhaitable non plus. C'est comme là, en Asie, on a la nouvelle saison qui recommence et c'est la mode du rangement arc-en-ciel par couleur, que ce soit les livres, les crayons… Et c'est très joli si on peut, comme je dis souvent. Si vraiment tu regardes ta bibliothèque, même professionnelle ou personnelle et autres, tu peux rarement faire par couleurs. Surtout qu'en France, on est surtout avec des livres un peu blancs, avec une couverture blanche. Puis des fois, ça peut être frustrant d'avoir une envie et ne pas arriver à le reproduire, parce qu'en fait en le faisant, on sait que ce n'est pas de ça qu'on a besoin. Il faut concilier l'envie avec le besoin et faire plus simple.
- Et c'est pour ça que les gens font appel à nous, Isabelle.
Exactement. C'est bien pour ça. C'est parce que c'est compliqué de faire simple. C'est compliqué. Et puis quand on est pris dans quelque chose, et là, on parle de bureau. Donc souvent ce sont des entrepreneurs ou du télétravail. On est pris, donc on a du mal à prendre du recul. C'est là où toi, par ton métier et moi par le mien, on apporte ce regard extérieur. On va voir ces petits trucs qu'on ne voit plus chez soi et on va pouvoir le mettre en musique. J'aime beaucoup cette expression de mettre en musique, en tempo par rapport à ses besoins, par rapport au contexte. Il y a des choses qui ne sont pas possibles parce qu'il y a telle prise qui est là et refaire une prise, c'est un budget. Comme je suppose pour toi sur la déco, il y a des choses faisables, des choses pas faisables et le tout c’est de trouver. Le sel de notre métier, c'est de trouver cette alchimie pour que les deux concordent exactement.
- C'est exactement ça. C'est arriver à faire du joli, du beau, du pratique avec l'existant. Et puis créer quelque chose finalement, qui est propre à la personne qui habite les lieux ou qui travaille dans ces lieux.
Exactement, je suis 100 % convaincue, et adepte. Si tu veux, du fait qu'il y a le pratique et il y a le visible, le visible qui peut nous donner des mauvais choix, parfois ce qu'on veut rendre visible telle ou telle chose, mais par contre ce qui est visible, tout ce qui est déco, un certain agencement, certaines couleurs sont aussi importantes. Quand je parle de cocon, c'est ça, c'est cet ensemble d'harmonies. C'est plus une recherche d'harmonie, mais pas pour Instagram, une harmonie pour nous. C'est ça le plus important. Entre OK, j'ai un bureau pratique, j'ai un ordinateur organisé, j'ai les outils que je veux et je suis aussi dans un environnement qui me plaît, où je me sens bien. Je ne me sens pas agressée par certaines couleurs et au contraire où il y a les couleurs, il y a la déco, il y a des choses qui me parlent. Qui parle des fois à notre histoire, à notre parcours, à ce qu'on a envie de voir tous les jours. Voilà, c'est cette symbiose-là qui crée vraiment ce que j'appelle le cocon.
Pour retrouver Isabelle, c’est par ici :
Site : maisoncocon.org
Instagram : @maisoncocon.byisabelle
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Pour me retrouver :
Sur instagram : @studio.hemoy
